نرم افزار صدور فاکتور و مزیت هایی که با خود به همراه می آورد

در حال حاضر، بسیاری از کسب‌و‌کارها به دلیل مزایای فاکتوردهی از طریق نرم افزار، به جای صورتحساب دستی یا روش‌های مبتنی بر کاغذ، از نرم افزار صدور فاکتور استفاده می‌کنند. این انتخاب، به دلیل صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های مرتبط با فرآیند فاکتوردهی سنتی، توسط اکثر شرکت‌ها ترجیح داده می‌شود تا بتوانند بر روی بخش‌های دیگر کسب و کار خود تمرکز کنند. نرم افزار صدور فاکتور، هزینه‌های چاپ و ارسال را کاهش داده و در زمان، صرفه‌جویی می‌کند.

بهبود کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها از جمله مزایای برجسته نرم افزار صدور فاکتور است. متخصصین حسابداری معتقدند که این نرم افزار می‌تواند مدیریت کار و ارتباط با مشتریان و تامین‌کنندگان را بهبود بخشد. به عنوان یک کسب و کار کوچک، شما نیازی به تیم مالی جداگانه‌ای ندارید تا کارهای حسابداری روزانه خود را انجام دهید. با استفاده از یک نرم افزار، می‌توانید امور مالی خود را به راحتی مدیریت کنید.

چه اشخاص و شرکت‌هایی باید فاکتور رسمی تهیه کنند؟

فاکتور رسمی برای همه کسب و کارهایی که باید اسناد حسابداری خود را به اداره امور مالیاتی ارائه دهند، ضروری است. اندازه و مقیاس شرکت یا بنگاه اقتصادی تأثیری در الزام به استفاده از این سند ندارد. همه کسب و کارهایی که تحت قوانین مالیات بر ارزش افزوده قرار دارند، باید فاکتور رسمی را تهیه و استفاده کنند. فروشنده یک نسخه از فاکتور را به مشتریان ارائه می‌دهد و نسخه دیگر را به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌کند. نوع کالا یا خدمات نیز بر اجبار به استفاده از فاکتور رسمی تأثیری ندارد، همه کالاها و خدمات، از جمله کالاهای فیزیکی و مجازی، می‌توانند تحت این قانون قرار بگیرند.

ویژگی های مهم نرم افزار صدور فاکتور

با پیشرفت روزافزون تکنولوژی، نرم افزارهای مفیدی به بازار عرضه شده‌اند که فرآیند طراحی و صدور فاکتور را نسبت به گذشته، دقیق‌تر، سریع‌تر و ساده‌تر می‌کنند. این نرم افزار، فرآیند طراحی و تهیه فاکتورها را بهبود بخشیده و یک روش خودکار برای تولید فاکتورهای بهتر و سازمان‌یافته‌تر ارائه می‌دهد.

در این بخش، ویژگی‌های رایج نرم افزارهای طراحی و صدور فاکتور را بررسی کرده‌ایم. این ویژگی‌ها در نرم افزارهای استاندارد طراحی و صدور فاکتور وجود دارند. آشنایی و استفاده از این نوع نرم افزارها برای هر کسب و کاری بسیار مهم و ضروری است.

قابلیت شخصی‌سازی فاکتور

امکان شخصی‌سازی به شما کمک می‌کند تا فاکتورهایی را با دقت و دقیقاً بر اساس نیازهای کسب‌وکار خود طراحی کنید. با این قابلیت، شما می‌توانید سطرها، ستون‌ها و دیگر اطلاعات موردنظر را در فاکتور وارد کنید. این امر به ویژه در طراحی فاکتورهای رسمی بسیار حائز اهمیت است، زیرا بر اساس قوانین، فاکتورهای رسمی باید حاوی اطلاعات مشخصی باشند.

هماهنگی با زبان فارسی

بدیهی است که استفاده از یک نرم افزار هماهنگ با زبان فارسی، می‌تواند در شکل‌دهی و کاربردی‌تر شدن صورتحساب‌ها بسیار موثر باشد. این ویژگی معمولا در نرم افزارهای خارجی یافت نمی‌شود، بنابراین استفاده از نرم افزارهای طراحی و صدور فاکتور فارسی بهترین گزینه است. نرم افزارهای داخلی، علاوه بر زبان فارسی، بر اساس روش‌های حسابداری و قوانین داخلی طراحی می‌شوند. بنابراین استفاده از آنها بسیار آسانتر و موثرتر خواهد بود.

قابلیت تعریف واحدهای اندازه‌گیری

یکی از جنبه‌های حیاتی فاکتورهای خرید و فروش، تعیین تعداد یا مقدار محصول فروخته شده است. بنابراین، انتخاب یک نرم افزار طراحی و صدور فاکتور که قادر به تعریف واحدهای اندازه‌گیری مختلف باشد، بسیار حائز اهمیت است. به عنوان مثال، بسیاری از محصولات بر اساس تعداد و برخی از آن‌ها بر اساس وزن، خرید و فروش می‌شوند.

قابلیت انجام محاسبات معمول به صورت خودکار

فاکتورهای خرید و فروش به طور عمومی دارای محاسبات ساده‌ای هستند. یک نرم افزار مناسب برای طراحی و صدور فاکتور باید قادر باشد به سادگی این محاسبات را انجام دهد. به عبارت دیگر، مزیت این نرم افزارها، تنها صدور فاکتورهای جذاب و شکیل نیست، بلکه با انجام خودکار محاسبات معمولی، قادر به تسریع فرایند صدور فاکتور هستند که این یکی از ویژگی‌های کلیدی آنها است.

قابلیت یک‌پارچه شدن با سیستم حسابداری

نرم افزارهای طراحی و صدور فاکتور، همانطور که از نامشان پیداست، وظیفه ساده و مشخصی را بر عهده دارند. این امکانات را می‌توان در سیستم‌های حسابداری حرفه‌ای نیز یافت. اما برای کسب و کارهای کوچک در آغاز فعالیت، نیازی به سیستم‌های پیچیده نیست و از نرم افزارهای طراحی و صدور فاکتور هم می‌توان استفاده کرد. در این شرایط، نرم افزاری باید انتخاب شود که با گذشت زمان و پیچیده شدن فعالیت‌ها، قابلیت یکپارچه شدن و استفاده از خروجی ایجاد شده در نرم افزارهای حسابداری معتبر را داشته باشد.

قابلیت ارائه گزارش‌های متنوع

نرم افزارهای طراحی و صدور فاکتور، می‌توانند گزارش‌های متنوع و جذابی را با استفاده از انواع نمودارها ارائه دهند. این گزارش‌ها، اگرچه جایگزین گزارش‌های سیستم حسابداری نیستند، اما می‌توانند به صاحبان کسب و کار، در لحظه، اطلاعات جالب و مفیدی ارائه دهند. این اطلاعات می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی موثر باشند.

گزارش‌هایی مانند حجم خرید و فروش، جریان‌های مالی، چک‌های دریافتی و پرداختی، حواله‌های بانکی و غیره، از جمله موارد مهم در این زمینه هستند.

قابلیت پشتیبان‌گیری

یکی از ویژگی‌های مهم هر نرم افزار ثبت اطلاعات، قابلیت پشتیبان‌گیری است. اگرچه سیستم‌های رایانه‌ای، ثبت داده‌ها را آسان‌تر کرده‌اند، اما همچنان خطر از دست دادن داده‌های دیجیتال وجود دارد. بنابراین، بسیار مهم است که نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور، قابلیت تهیه نسخه پشتیبان از پایگاه داده خود را داشته باشد. این نسخه پشتیبان در مواقع نیاز، قادر به بازیابی کامل اطلاعات از دست رفته است.

در این نرم افزار، امکاناتی مانند چاپ و مدیریت فاکتور، پیش فاکتور، فاکتور خرید، مدیریت کالاهای انبار، گزارش گیری از فاکتور و کالاهای فاکتور، کارتکس انبار، مدیریت مشتریان و پرداختی‌های آنها، ثبت سندهای حسابداری، مدیریت حساب‌های بانکی، ارسال پیامک، کالرآیدی و بسیاری از قابلیت‌های دیگر در نظر گرفته شده است.

نرم افزار چاپ و صدور فاکتور، دارای قابلیت‌های دیگری هم هست. اولاً، طراحی زیبا و استانداردی دارد و با فرم‌های استاندارد ارائه می‌شود. کدنویسی آن تخصصی، استاندارد و بهینه شده است و بر روی پلتفرم اکسل بدون نیاز به نرم افزارهای جانبی دیگر قابل اجرا است. ثانیاً، این نرم افزار دارای آیکون‌های منحصربفردی است که دسترسی سریع و جستجو در اطلاعات را در بخش‌های مختلف راحت می‌کند. همچنین، دارای پوسته گرافیکی زیبا است. قابلیت تعریف تعداد نامحدود مشتریان و انواع کالا و خدمات را نیز دارد. سوماً، امکان جستجوی پیشرفته در فاکتورها و نمایش لیست 10 فاکتور آخر ثبت شده، در آن وجود دارد. همچنین، گزارش عملکرد و ارزیابی فروش، از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار است. این برنامه قادر است تا 3000 فاکتور رسمی و استاندارد را ذخیره کند و جزئیات فاکتور و صورتحساب را نیز ذخیره می‌کند. به علاوه، مبلغ کل فاکتور را به صورت حروفی نمایش می‌دهد و امکان تنظیم لوگوی فاکتور را فراهم می‌کند. در ضمن، این نرم افزار امکان ثبت فاکتور در سامانه مودیان را نیز فراهم می‌کند.